イニシャルで区分

昨日は、名簿のふりがなを「ふりがな」「フリガナ」「ﾌﾘｶﾞﾅ」の三種類で切り替えることに挑戦した。
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今日は、この名簿をイニシャルで区分することに挑戦する。

本シリーズは元々、職場の「電話帳改善」に端を発している。ヒヤリングの結果、社内外からの電話を取り次ぐ際、あいうえお順に並んでいた方が探しやすいし、

• 「あ」の人
• 「い」の人

のような塊になっていれば尚良いとのこと。

そこでまずイニシャル列を追加して、LEFT関数で先頭の一文字を表示してみた。

ここからは、二つの方法を試してみよう。

１．ピボットテーブルを用いる

マスタをあれこれ弄るのは避けたく、ピボットテーブルでグループ分けしてみた。

区分けしたいだけなので、集計はしない。表形式にすると、こんな感じだ。

２．条件付き書式を用いる

マスタをいじるなら、イニシャルでソートしてしまおう。

さらに、イニシャル毎で色付けされていた方が見やすい、という意見が出た。紆余曲折有ったが、３色の色分けで落ち着いた。まず、イニシャルのコードを求める。

これで連番になっていたら、偶数・奇数で塗り分けるつもりだったのだが、
「9250 ⇒ 9252 ⇒ 9254 ・・・」
と２個とびになっていて当てが外れた。

そこでまず、２で割って小数点以下を切り上げてみた。

これで、何となく連番っぽくなった。次いで、３色に分けるため、これらの数を「０，１，２」に変換。方法として、３で割った余りを充てることにした。

最後に、コード列の数に合わせて色を変える条件付き書式を設定。0のときは色を変えないとして、適当に２色設定した。

見比べてみて、２．の条件付き書式の方が一般的かなと思う。
しかし２．は、マスター内に埋没したイニシャルを探すのが、少々大変だ。
見やすさと作り易さで言えば、必要な情報だけを集約した１．の方が良いと思う。ピボットテーブル本来の使い方からは、逸脱しているかもしれないが。

今回挑戦した内容以外にも、様々な方法があると思う。
ご使用は、時と場合とお好みで。

参考まで。